Penerapan Sistem Filing Nomor Dalam Penyimpanan Arsip Di Kantor Desa Medan Estate
Kata Kunci:
Filling Penyimpanan Nomor Arsip, Buku Agenda, Klasifikasi Arsip, Kantor Desa Medan EstateAbstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan penerapan sistem filing nomor dalam penyimpanan arsip di Kantor Desa Medan Estate. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Kantor Desa Medan Estate menerapkan sistem filing berdasarkan nomor atau kode klasifikasi surat pemerintahan. Beberapa kode yang digunakan berdasarkan keterangan petugas meliputi kode 005 untuk surat undangan, kode 140 untuk urusan pemerintahan, dan kode 300 untuk pembangunan. Pencatatan surat dilakukan menggunakan buku agenda yang memuat nomor, tanggal, isi singkat, kepada atau alamat, dan keterangan. Proses penyimpanan arsip meliputi pemberian nomor atau kode, pencatatan dalam buku agenda, pengelompokan, dan penyimpanan arsip. Penggunaan sistem nomor atau kode dipilih karena dianggap memudahkan petugas dalam menemukan kembali arsip. Pengelolaan arsip ditangani oleh dua orang petugas dan mencakup kegiatan penyusutan arsip. Berdasarkan hasil wawancara, pemusnahan arsip dilakukan dengan mempertimbangkan jenis surat dan masa penyimpanannya. Penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan sistem filing nomor yang didukung pencatatan melalui buku agenda menjadi bagian penting dalam pengelolaan arsip di Kantor Desa Medan Estate. Pelaksanaan penyusutan arsip perlu memperhatikan jenis arsip dan jadwal retensi yang berlaku
