Analisis Pengelolaan Arsip Dan Kendala Penemuan Kembali Arsip Di Kantor Desa Bandar Khalipah

Abstrak

Pengelolaan arsip dinamis merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan pelayanan pada suatu instansi pemerintahan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis serta kendala dalam penemuan kembali arsip di Kantor Desa Bandar Khalipah. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dilakukan melalui pencatatan surat berdasarkan nomor surat, tanggal, jenis atau klasifikasi surat, dan indeks. Penyimpanan arsip dilakukan secara manual serta didukung dengan penyimpanan digital sebagai cadangan. Namun, dalam proses penemuan kembali masih terdapat kendala, terutama pada arsip lama yang sulit ditemukan dan ketidaksesuaian informasi tahun dokumen sehingga proses pencarian dapat berlangsung cukup lama. Selain itu, kondisi fisik beberapa arsip yang mengalami kerusakan juga dapat menyulitkan proses penanganan dan pencarian dokumen. Untuk mengatasi kendala tersebut, Kantor Desa Bandar Khalipah berupaya meningkatkan pengelolaan arsip melalui pemanfaatan teknologi digital, pengembangan aplikasi, serta peningkatan kemampuan sumber daya manusia. Dengan demikian, pengelolaan arsip yang lebih teratur dan didukung oleh sistem digital diperlukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip serta meningkatkan efisiensi pelayanan administrasi desa.