Efektivitas Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Kegiatan Administrasi Pada J&T Express

Abstrak

Pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam kegiatan administrasi perusahaan jasa pengiriman karena berkaitan dengan penyimpanan, pencarian kembali, keamanan, dan ketersediaan informasi pengiriman. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dalam mendukung kegiatan administrasi pada J&T Express di Laut Dendang, Jalan Perhubungan. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara kepada staf administrasi yang bertugas mengelola arsip. Hasil wawancara menunjukkan bahwa arsip yang dikelola meliputi resi pengiriman, data pelanggan, data kurir, laporan pengiriman, dan laporan harian. Penyimpanan dilakukan secara fisik menggunakan lemari dan map serta secara digital melalui sistem komputer perusahaan. Arsip dikelompokkan berdasarkan wilayah tujuan atau daerah pengiriman untuk memudahkan penemuan kembali. Meskipun pengelolaan arsip telah memanfaatkan sistem fisik dan digital, belum terdapat aturan tertulis yang secara khusus mengatur kerapian dan penyimpanan arsip. Keamanan arsip fisik dilakukan dengan penyimpanan di lemari terkunci dan pembatasan akses kepada petugas yang berwenang. Penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip telah membantu kegiatan administrasi, tetapi masih diperlukan penataan prosedur yang lebih jelas agar penyimpanan, keamanan, dan penemuan kembali arsip dapat berjalan lebih konsisten.