Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Utara. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Data diperoleh melalui wawancara dengan tiga Arsiparis Ahli Pertama pada 16 September 2026. Analisis dilakukan dengan mengelompokkan hasil wawancara berdasarkan aspek pengelolaan arsip dinamis, sistem penyimpanan dan penemuan kembali, pemeliharaan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, kendala, serta pengembangan pengelolaan arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis telah mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan. Penyimpanan arsip didukung oleh filing cabinet, guide, box, record centre, dan daftar arsip yang membantu proses penemuan kembali. Pemeliharaan dilakukan melalui pengendalian kebersihan ruang penyimpanan, pencegahan hama dan serangga, serta fumigasi. Penyusutan dilakukan secara rutin sehingga kapasitas penyimpanan tetap memadai. Kendala utama ditemukan pada ketepatan pencatatan data dan nomor arsip menggunakan Microsoft Excel, meskipun belum memberikan dampak berarti terhadap pekerjaan dan pelayanan. Penelitian juga menemukan adanya rencana pengembangan menuju digitalisasi arsip. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip telah berjalan relatif baik, tetapi masih diperlukan peningkatan ketepatan data, integrasi sistem, dan kompetensi digital petugas.