Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Desa Tembung: Studi Kasus Pencatatan, Penyimpanan, dan Retensi Arsip serta Kendalanya

Abstrak

Penelitian ini bertujuan mendeskripsikan pengelolaan arsip dinamis di Kantor Desa Tembung, khususnya pada aspek pencatatan, penyimpanan, dan retensi arsip, serta kendala yang dihadapi. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan desain studi kasus. Data dikumpulkan melalui wawancara dengan narasumber dari pihak kantor desa menggunakan sepuluh pertanyaan terbuka, kemudian dianalisis melalui reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan buku agenda, buku ekspedisi, dan komputer; surat diklasifikasikan menurut tingkat urgensinya serta diberi nomor sesuai indeks klasifikasi pemerintah. Penyimpanan arsip menggunakan sistem kolaboratif, yaitu gabungan sistem tanggal dan abjad. Pemindahan dan pemusnahan arsip mengikuti jadwal retensi yang mengacu pada peraturan pemerintah, peraturan bupati, dan ketentuan kementerian, dengan persetujuan dinas terkait. Kendala utama meliputi keterbatasan tempat penyimpanan, kerusakan arsip akibat banjir dan rayap, serta belum adanya pelatihan kearsipan bagi pengelola arsip. Pengelolaan arsip dinamis di Kantor Desa Tembung sudah cukup tertib pada tahap pencatatan dan penyimpanan, tetapi masih memerlukan penguatan sarana penyimpanan, perlindungan arsip, dan peningkatan kompetensi pengelola.