Analisis Filing System Berdasarkan Tanggal Dalam Efektivitas Pengelolaan Arsip Pada Kantor Desa Medan Estate

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan filing system berdasarkan tanggal dalam pengelolaan arsip pada Kantor Desa Medan Estate, Kecamatan Percut Sei Tuan, Kabupaten Deli Serdang. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Data diperoleh melalui wawancara dan observasi terhadap proses pembuatan, pencatatan, penyimpanan, dan penemuan kembali surat serta arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Kantor Desa Medan Estate telah menerapkan sistem penyimpanan berdasarkan bulan dan tanggal yang didukung oleh kode klasifikasi serta Buku Agenda Surat Keluar. Sistem tersebut telah memberikan pola penyimpanan yang sederhana dan teratur, tetapi belum sepenuhnya mendukung proses penemuan kembali arsip secara optimal. Beberapa kendala yang ditemukan meliputi perbedaan antara tanggal yang tercantum pada surat dan tanggal penerimaan surat, keterlambatan pengembalian berkas setelah digunakan, serta keterbatasan informasi indeks pada arsip dari periode kepemimpinan sebelumnya. Untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip, diperlukan prosedur pencatatan tanggal yang konsisten, indeks yang lebih rinci, pengendalian keberadaan berkas, serta dukungan digital melalui pemindaian dokumen dan aplikasi pencarian arsip. Dengan demikian, filing system berdasarkan tanggal dapat mendukung pengelolaan arsip secara lebih efektif apabila disertai pencatatan, pengendalian, dan dukungan digital yang memadai.