Analisis Manajemen Arsip Dinamis pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

Abstrak

Pengelolaan arsip merupakan salah satu unsur penting dalam mendukung kelancaran administrasi pada badan usaha milik daerah, termasuk Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirtanadi. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan praktik manajemen arsip dinamis yang diterapkan oleh PDAM Tirtanadi, mencakup struktur pengelolaan, sistem filing, alih media atau digitalisasi arsip, alur surat masuk, jadwal retensi arsip, serta penyimpanan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode studi kasus. Data dikumpulkan melalui wawancara dengan satu informan, yaitu staf unit Sumber Daya Manusia (SDM) PDAM Tirtanadi, yang kemudian dianalisis melalui tahapan reduksi, penyajian, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa PDAM Tirtanadi menerapkan sistem filing berbasis subjek, pengelolaan arsip yang bersifat desentralisasi di tingkat unit kerja, namun dengan penyimpanan fisik yang tersentralisasi pada satu ruang arsip bersama. PDAM Tirtanadi juga telah melakukan digitalisasi arsip melalui kegiatan alih media (scan dokumen) dan memiliki jadwal retensi arsip pada masing-masing unit. Penelitian ini memiliki keterbatasan karena informan bukan merupakan petugas arsip yang menangani kearsipan secara langsung, sehingga beberapa aspek teknis seperti prosedur penomoran surat keluar, kriteria pembedaan arsip aktif dan inaktif, serta prosedur penyusutan arsip belum tergali secara mendalam. Temuan ini diharapkan dapat menjadi dasar bagi penelitian lanjutan dengan cakupan informan yang lebih representatif.